Dokumentacija i arhiviranje

Povezanost pripreme dokumentacije i arhiviranja

Priprema dokumentacije je prvi korak u životnom ciklusu dokumenta, dok je arhiviranje završna faza za one dokumente koji imaju trajnu vrednost. Kvalitetna priprema dokumentacije olakšava proces arhiviranja. Ako su dokumenti dobro strukturirani, formatirani i indeksirani odnosno označeni prilikom kreiranja, biće ih lakše klasifikovati, pretraživati i održavati u arhivi.

Na primer, ako se tokom pripreme projektnog izveštaja koriste standardni formati i termini, a izveštaj se pravilno označava (npr. sa nazivom projekta, datumom, verzijom), to će značajno olakšati njegovo kasnije arhiviranje i pronalaženje.

Ukratko, priprema dokumentacije fokusira se na stvaranje kvalitetnih dokumenata za trenutnu upotrebu, dok se arhiviranje fokusira na dugoročno čuvanje i dostupnost važnih dokumenata. Oba procesa su ključni za efikasno upravljanje informacijama u bilo kojoj organizaciji.

Naša ponuda za pripremu dokumentacije i arhiviranje obuhvata sledeći opis poslova:

klasifikaciju, označavanje i skeniranje dokumentacije,
izradu baze u tabelarnom formatu,
ispis izveštaja u digitalnom i štampanom formatu.

Za izradu

evidencije cena je:

obim do 50 unosa 3.500 din.

obim do 200 unosa 17.000 din.

obim do 600 unosa 60.000 din.

060 587 27 27

Priprema dokumentacije

Svrha pripreme dokumentacije je da se stvore jasni, tačni, organizovani i lako dostupni dokumenti koji služe određenoj svrsi, bilo da je to informisanje, uputstvo, dokaz, evidencija ili nešto drugo. Kvalitetno pripremljena dokumentacija olakšava razumevanje, smanjuje mogućnost grešaka i poboljšava efikasnost.

Obuhvata sve aktivnosti koje se preduzimaju da bi se kreirali, organizovali i formatirali dokumenti za određenu svrhu. To može uključivati:

Kreiranje sadržaja: Pisanje teksta, prikupljanje podataka, izrada grafikona, tabela i drugih vizuelnih elemenata.
Strukturiranje dokumenta: Definisanje logičke organizacije dokumenta, korišćenje naslova, podnaslova, pasusa i drugih elemenata za jasnoću i čitljivost.
Formatiranje: Primena standarda za fontove, veličinu slova, margine, prored i druge vizuelne aspekte kako bi dokument bio profesionalan i lak za čitanje.
Revizija i korektura: Provera tačnosti informacija, gramatičkih i pravopisnih grešaka.
Odobravanje: Proces dobijanja zvanične saglasnosti za sadržaj i formu dokumenta.
Distribucija: Slanje ili deljenje dokumenta sa relevantnim osobama ili grupama.

Arhiviranje

Arhiviranje je proces sistematskog čuvanja i održavanja dokumenata i zapisa tokom dužeg vremenskog perioda. Cilj arhiviranja je da se osigura da su važni dokumenti sačuvani na siguran i organizovan način, kako bi bili dostupni kada su potrebni u budućnosti.

Ovaj proces obično uključuje:

Identifikaciju dokumenata za arhiviranje: Određivanje koji dokumenti imaju trajnu vrednost ili su zakonski obavezni za čuvanje.
Klasifikaciju i kategorizaciju: Organizovanje dokumenata prema određenom sistemu (npr. po datumu, temi, projektu, odeljenju).
Indeksiranje i katalogizacija: Kreiranje detaljnih opisa i ključnih reči za svaki dokument kako bi se olakšalo pretraživanje.
Fizičko ili digitalno skladištenje: Čuvanje fizičkih dokumenata u adekvatnim uslovima (temperatura, vlažnost, zaštita od oštećenja) ili digitalnih dokumenata na sigurnim serverima sa redovnim bekapima.
Održavanje i migracija: Osiguravanje integriteta i čitljivosti dokumenata tokom vremena, uključujući prebacivanje digitalnih dokumenata na nove formate ili sisteme ako je potrebno.
Pristup i pretraživanje: Omogućavanje autorizovanim korisnicima da lako pronađu i pristupe potrebnim dokumentima.
Brisanje ili uništavanje: Uklanjanje dokumenata kojima je istekao rok čuvanja ili koji više nemaju vrednost, u skladu sa propisima i procedurama.

Svrha arhiviranja je da se sačuvaju važni podaci i informacije za buduće potrebe, bilo da su to pravne obaveze, istorijski zapisi, dokazi o aktivnostima ili znanje koje se može koristiti u budućnosti.

Dobro organizovan arhiv olakšava pronalaženje informacija, smanjuje rizik od gubitka važnih dokumenata i osigurava usklađenost sa zakonskim propisima.